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Rechnung in die USA stellen: Was du als Freelancer wissen musst

Stand: 29.03.2026

Die USA funktionieren grundlegend anders als Europa. Es gibt kein föderales MwSt-System, kein SEPA, kein IBAN. Wer als europäischer Freelancer US-Kunden hat, muss die Besonderheiten kennen, um Zahlungsverzögerungen und Steuerprobleme zu vermeiden.

Pflichtangaben auf der Rechnung

Die USA haben keine bundesweite gesetzliche Vorschrift für Rechnungsinhalte wie die EU. Trotzdem erwarten US-Unternehmen professionelle Rechnungen mit: Name und Anschrift beider Parteien, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Leistungsbeschreibung, Betrag und Zahlungsbedingungen (z.B. «Net 30»).

Wichtig: Dein US-Kunde wird dich möglicherweise bitten, ein W-8BEN-Formular auszufüllen. Dieses IRS-Formular bestätigt deinen Status als ausländischer Steuerpflichtiger und kann verhindern, dass 30% Quellensteuer auf deine Zahlungen einbehalten werden (sofern ein Doppelbesteuerungsabkommen besteht).

Zahlungsweg

Die USA nutzen kein IBAN-System. Inländische US-Überweisungen verwenden ABA Routing Number + Account Number. Für internationale Überweisungen an dich nutzt dein US-Kunde SWIFT mit deinem IBAN und BIC. Alternativ werden oft Dienste wie Wise, PayPal oder ACH-Transfers genutzt.

Mappli zeigt deine IBAN und BIC auf der Rechnung an, zusammen mit deiner Rechnungsnummer als Referenz. Das ist der Standard für internationale Überweisungen von den USA nach Europa.

Steuern und Besonderheiten

Die USA haben kein MwSt/VAT-System auf Bundesebene. Sales Tax ist bundesstaatlich geregelt und betrifft typischerweise nur den Verkauf von Waren an Endverbraucher, nicht B2B-Dienstleistungen. Du stellst deine Rechnung ohne jede Steuer.

Reverse Charge existiert in den USA nicht. Doppelbesteuerungsabkommen (DBA) zwischen der Schweiz/EU und den USA können die Quellensteuer auf bestimmte Einkünfte reduzieren. Prüfe, ob dein Land ein DBA mit den USA hat, und fülle das W-8BEN-Formular rechtzeitig aus.

Was Mappli automatisch macht

Wenn du in Mappli eine Rechnung an einen US-Kunden erstellst:

• IBAN und BIC werden für internationale SWIFT-Überweisungen korrekt angezeigt
• Rechnung wird ohne MwSt/Sales Tax erstellt
• Rechnungsnummer als Zahlungsreferenz angezeigt
• Rechnung auf Englisch, Deutsch, Französisch oder Italienisch erstellbar

Quellen

• IRS — IRS (Internal Revenue Service): US-Steuerbehörde. Informationen zu Steuerpflichten für ausländische Dienstleister. irs.gov ↗
• W-8BEN Form — IRS-Formular W-8BEN: Bestätigung des Status als ausländischer Steuerpflichtiger zur Vermeidung der 30%-Quellensteuer. irs.gov ↗
• SWIFT/BIC — SWIFT/BIC-Standard für internationale Banküberweisungen. Erforderlich für Zahlungen aus den USA nach Europa. swift.com ↗

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